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【無料テンプレートあり】RFPとは?

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RFP(Request For Proposal)とは

RFPは日本語では提案依頼書に置き換えられます。一般的には依頼者から外部企業に、開発業務などを業務委託する際に提出するドキュメントです。

1.RFPをつくる目的

RFP(提案依頼書)は、プロジェクトをより成功に近づけるために必要です。依頼者側の要件を具体的に伝えることで、的外れな提案がなされることを防ぎます。また、内容を明確にドキュメントに記述することで、双方のすれ違いを防ぐことができます。

2.RFP作成の絶対外せないポイント

RFPではプロジェクトのキーとなる部分を確実に伝えることが大切です。

プロジェクトの目的と目標が明確になっているか

提案をしてもらう上で、一番大切な項目です。具体的な数値目標がある方が、提案者側も具体的な目的・目標達成のための提案が可能になります。

提案範囲(スコープ)や、機能要件が明確になっているか

提案範囲、機能要件を明確に定義することで、開発段階になって実装してほしかった機能がスコープに含まれていなかった。などのような齟齬が生まれにくくなります。

提出物や、提案内容が明確になっているか

提案内容を詳細に記載するとことで、提案してもらいたい内容がブレる心配を減らせます。また、提案条件を細かく定めることで提案内容を比較しやすくなります。

など、プロジェクトのキーとなる部分をRFPで業務委託候補へ伝えることで、提案内容を依頼者側の希望により近づけることができます。

3.RFPで出来るリスクヘッジ

RFPは依頼者の希望を伝える以外に、リスクヘッジに活用することも可能です。
例えば、とある業務を外部企業に委託したものの専門的な理由を把握することができず、「追加でこの機能が必要です。」などと追加コストが発生したことはないでしょうか。
依頼の仕方によっては、依頼者側では知り得ない専門的な理由で予算オーバーが発生する可能性があります。
そういったこともRFPで「実現にあたり必要な事項があればもれなく提案すること」などと記載しておけば、同様のことがあった際に委託先と交渉することも可能となります。

4.RFPの書き方(サンプル)

Webサイトリニューアルをする場合のRFPの項目と、項目ごとのポイントをまとめました。
サイト下部より、編集可能なRFPテンプレート(Webサイトリニューアル編)をダウンロード可能です。

目次
  • 1.プロジェクト概要
  • 2.現状のWebサイト
  • 3.課題
  • 4.ご提案に含めていただきたいこと
  • 5.弊社プロジェクト体制
  • 6.スケジュール
  • 7.提出について
  • 8.参考資料
1.プロジェクト概要

概要、背景、プロジェクトの目的と目標、ターゲットユーザーなどを記載しましょう。
委託先は背景を理解することで、依頼者側の事情を把握しよりフィットした提案を行うことができます。

さらに、目的、目標(KPI)を明記することが大切です。明記されていないと、提案内容自体が広くなってしまいます。このプロジェクトで何を実現したいのか。どんな結果(数値目標など)が欲しいのかを明記しましょう。委託先との共通認識としても重要ですが、依頼者側の社内の共通認識(特に現場とマネジメント)としても重要です。

目標

何を実現したいのかを考え、目標(KPI)を設定すると、とりあえずやっただけではなく投資した結果どうだったのか振り返ることができ、改善活動につなげることができます。例えば目的が「利便性の向上」であれば、KPIは直帰率や離脱率、回遊性が高まったことでPV向上も考えられます。

スコープ

費用に大きく関係してきますので重要です。大事なのはボリュームが把握できることです。
指定するポイントとしては、作る量と業務範囲になります。作る量は、Webサイトであれば「xxx.co.jp/配下」とドメインで指定しても良いですし、ページURL単位でも構いません。
制作するページ数が把握できることが大事です。業務範囲については、要件定義、仕様設計、制作(デザイン)、開発(コーディング)、インフラ設計・構築、Webサイト運用、システム運用、サーバー運用など、どの業務を依頼するのか指定することが大切です。

2.現状のWebサイト

Webサイトのリニューアルを行う際は、現状のWebサイトの情報を詳細に記載しましょう。
現在のサイトのURLやサーバー構成、サイトマップ情報や、コンテンツボリューム、運用頻度、アクセス状況などを載せると、提案者もサイト理解が深まります。

CMS

CMSを導入される際は、以下の情報を提示しましょう。
委託先候補が得意とするCMSになりがちですが、CMSは内容によって合う合わないがあります。以下の情報を提示したうえで最適なものを提案してもらうようにしましょう。

  • 現状使用しているCMS名
  • ページ数
  • 編集ユーザー数
  • 管理サイト数
  • 承認フロー ※作成から公開まで
  • (複数の部署が更新する場合)編集権限の単位 ※ページ単位か、ディレクトリ単位か
  • 必要な機能 ※現状のCMSと比べて、必要/不必要などでも可
サーバー環境

マーケティング担当の方からするとわかりにくい項目ですが、以下の項目について指定できるようにしましょう。

  • 既存の環境を使用するのか、新規で構築を希望するのか ※既存環境の場合、構成、OSなどスペックを提示
  • (新規構築の場合)トラフィックがわかる情報 ※月間ユーザー数など
  • 同時アクセス数の規模 ※集中してアクセスする期間があるか。ある場合のアクセス数。
  • 会社で定められたセキュリティルール
3.課題

現状認識している課題を書きましょう。目標を達成するためにボトルネックとなっている点を洗い出し、RFPに記載します。今回のリニューアルのゴールに対して、どの課題・改善が最も重要なのか強弱がわかるように伝えることもポイントです。

4.ご提案に含めていただきたいこと

提案書の骨子にもつながりますが、提案してほしいことを列挙します。
曖昧さを排除し明確に書くことが大切です。
例えば、リニューアルコンセプト、デザインコンセプト、デザイン案、サイト構成、概算見積り、スケジュールなどがそれにあたります。ご自身の実際に導入する際のイメージがクリアになるように、気になるところがあれば追加して構いません。

また、提案内容以外に提示してほしいものがあれば記載しましょう。
例)類似案件の実績、プロジェクトメンバー プロフィール、セキュリティ資格、会社案内など

5.リニューアルの想定納品物

想定納品物を記載しましょう。これにより必要な制作物がわかりお見積りの項目も明確になるため、認識の齟齬を防ぎます。

例)ファイルリスト、構成書、デザインPSD一式、HTMLファイル一式、CMSマニュアル、デザインガイドライン、HTMLガイドライン(CSS,JS等の仕様含む)

6.弊社プロジェクト体制

依頼者側と、委託先との業務分担について明確に依頼したい業務は明示しましょう。また、委託先のプロジェクト体制について指定しましょう。 機密情報を扱うプロジェクトの場合、再委託を可とするかどうかや、スケジュールの調整が難しいプロジェクトの場合は、チームの体力がポイントになりますので、柔軟にリソースを補充できるかを条件として提示しても良いかもしれません。

7.スケジュール

RFPの内容を提案者に説明するオリエンテーションから、発注先決定までを記載しましょう。

8.提出・プレゼンテーションについて

提出物の期日や、提出資料の形式、プレゼンテーションの詳細を提示しましょう。 当日のタイムスケジュールや、参加人数なども記載できれば、細々とした質問のやり取りを減らすことができます。

9.参考資料

必須ではありませんが、デザインや構成の面で参考にしてもらいたいサイトやコンセプト、企業理念、メッセージなどがわかる資料などを記載すると、より齟齬のない提案を受けられます。

最後に

ソニーネットワークコミュニケーションズのICTソリューションでは、「RFP作成支援」サービスを提供しています。リニューアルのRFP作成についてもっと詳しい内容が知りたい、他の要件でのRFP作成を検討しているがどうしていいかわからないなど、お悩みやお困りごとがございましたら、お気軽にお問い合わせください。

RFP作成支援

資料ダウンロード

Webサイトリニューアルの場合の目次サンプルです。編集可能なppt形式で、RFPサンプルをご用意いたしました。各項目ごとに記載例や記載ポイントなどをまとめておりますので、ぜひお役立てください。

RFPテンプレート目次
  • 1.プロジェクト概要
  • 2.現状のWebサイト
  • 3.課題
  • 4.ご提案に含めていただきたいこと
  • 5.リニューアルの想定納品物
  • 6.弊社プロジェクト体制
  • 7.スケジュール
  • 8.提出について
  • 9.参考資料

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